W zależności od wielkości firmy, jej profilu działania oraz liczby klientów można określić potrzeby w zakresie CRM. W odniesieniu do wielu czynników należy wybrać takie oprogramowanie, które obejmie procesy o rożnym zaawansowaniu. Współpraca z klientem jest wymagająca pod względem czasu i szybkości wykonywanych zadań, dlatego też obsługa CRM powinna być przede wszystkim wygodna i intuicyjna. Dość istotną kwestią jest umożliwienie handlowcom pracy w terenie, dlatego program ten musi działać sprawnie na urządzeniach mobilnych. W związku z tym, iż w CRM-ie gromadzone są ważne informacje program musi być zgodny z prawem i na bieżąco aktualizowany. W szczególny sposób muszą być chronione dane klientów i zapewnić im maksimum bezpieczeństwa. Należy mieć też na uwadze czy w razie jakichkolwiek problemów będziemy mieli dostęp do wsparcia technicznego i posprzedażowego. Jak każde inne programowanie także i CRM podlega pełnej analizie przedwdrożeniowej. Pod uwagę brane są nasze potrzeby, daje możliwość poznać najważniejsze oczekiwania stawiane programowi oraz sposoby w jaki będą go użytkować zespoły sprzedażowe.

Po fazie analiz i testów staje się jasne jak należy przeprowadzić wdrożenie systemu, aby maksymalnie wykorzystać wszystkie jego możliwości oraz zwiększyć zyski firmy. W trakcie instalowania program dopasowuje się do potrzeb zainteresowanych użytkowników tak aby rutynowe zadania, które wykonywane są podczas dnia pracy oraz relacje z klientami były wygodne i przyjemne. Jednym z takich elementów jest przygotowanie szablonów podstawowych, standardowych dokumentów oraz tworzenie nowych, indywidualnych rozwiązań. Jeśli kiedykolwiek wcześniej korzystaliśmy z oprogramowania, narzędzi bądź robiliśmy arkusze kalkulacyjne to dane te będą zaimportowane do systemu CRM. Dzięki temu nie stracimy wielu godzin pracy, a po migracji tych danych praca na tych zasobach przebiega znacznie szybciej. Oprogramowanie CRM można, a nawet należy zintegrować z innymi modułami jakie są dostępne w firmie. Następnym krokiem przy wdrażaniu CRM jest szkolenie pracowników z obsługi programu to ważny etap, ponieważ będzie rzutował na jakość późniejszej pracy. Należy pamiętać, że firma wdrażająca w naszej firmie CRM była dla nas dostępna zarówno podczas wprowadzania jak i później podczas korzystania, w momencie powstania jakichkolwiek wątpliwości czy komplikacji. Sam program musi być na bieżąco aktywizowany, reagować na każde potrzeby biznesowe i dbać o rozwój systemu.

Co w takim razie charakteryzuje dobry system CRM, aby dał pełne zadowolenie i spełnił nasze oczekiwania?

1. Gromadzenie danych kontrahentów — zbiór powinien być nie tylko bazą danych klientów i partnerów biznesowych i informacji o nich, ale również powinien zawierać takie narzędzia jak:
   • możliwość gromadzenia wielu adresów jednej osoby
   •  zapamiętywanie byłych pracowników
   • tworzenie cech dla osób kontaktowych i kontrahentów
   • przypisanie konkretnego opiekuna handlowego do klienta
   • powinien mieć wyszukiwarkę osób wg. nazwy, adresu czy innych danych
2. Planowanie, koordynowanie oraz nadzór pracy — idealny CRM to taki, gdzie jest wbudowany kalendarz. Wybierając konkretny program należy zdecydować się na taki, gdzie można dodawać zadania i zdarzenia, przydzielać je do konkretnego pracownika i dodawać uprawnienia. Reasumując- powinno być to centrum dowodzenia, dzięki któremu opracujemy plan działania, ale również otrzymamy raport z realizacji, a co ewentualnie można odłożyć w czasie.

1. Zarządzanie sprzedażą — CRM powinien zawierać standaryzację ofertowania oraz kompleksowe zarządzanie wszystkimi etapami sprzedaży od składania ofert i zamówień poprzez raportowanie, planowanie na zapisie wszystkich działań kończąc.
2. Generowanie raportów — idealny CRM ułatwi szybkie generowanie raportu i to dla zarządu jak i handlowców. Powinny być to gotowe szablonowe raporty jak i indywidualnie dopasowane do użytkownika.
3. Nadzór działań pracowników — określi jak duże jest zaangażowanie poszczególnych osób, czym w danej chwili się zajmują, jak przebiegło spotkanie z klientem i z jakim efektem. Warto zatem poszukać takiego który dostarczy odpowiedzi na wszystkie pytania dotyczące danego handlowca oraz jego pracy.
4. Dostęp do historii — aby jakość obsługi klienta była na najwyższym poziomie musi być pełen dostęp do historii kontaktów oraz przebiegu rozmów. Tylko w taki sposób pracownik będzie mógł opracować skuteczną strategię działania, a w razie jego nieobecności ktoś go zastępujący otrzyma pełen obraz sytuacji i swobodnie podejmie konkretne działania.
5. Realizowanie działań masowych — można podzielić klientów pod kątem wybranych atrybutów a następnie przeprowadzić konkretne działania takie jak np. edycja zadań czy wysłanie e-mail.
6. Zarządzanie produktami — istotne jest, aby mieć dostęp do pełnej oferty produktowej co uprości całą sprzedaż oraz obsługę klienta. Pracownicy działając na jednej bazie danych mają dostęp do tych samych informacji dzięki czemu kontakt z klientem jest spójny. Powinna być możliwość ustalania indywidualnych ofert, a także edytowanie poszczególnych produktów w różnych kategoriach.
7. Komunikacja wewnętrzna — to narzędzie do publikowania ogłoszeń, centralna baza plików oraz zainstalowany komunikator, aby komunikacja w firmie była łatwa, przyjemna i eliminowała nieporozumienia.
8. Integracja z pocztą i innymi aplikacjami — chodzi tu o funkcje zintegrowania z programami handlowanymi dzięki czemu pracownik będzie miał dostęp do wszystkich dokumentów i informacji.

Jaki CRM jest najlepszy? Odpowiedź jest prosta, musi być rozwojowy! Dlatego wybierając dany CRM należy postawić na takie rozwiązania, które w przyszłości będą aktualizowane i zapewnią korzystanie z nowych narzędzi, bo bez nich rozwój firmy i prowadzonego biznesu może być niemożliwy.