Jak efektywnie zarządzać czasem pracy

9 września 2022

Pracujemy coraz więcej, dłużej niż 8 godzin dziennie i czasem wydaje się, że przeciętny czas pracy jest zbyt krótki i wciąż go nam brakuje. Jednak trzeba tez zauważyć, że więcej nie oznacza wcale efektywniej. Zarządzanie czasem jest bardzo istotne, gdyż trzeba go dobrze wykorzystać i być maksymalnie produktywnym. Jak to zrobić? Zaraz Ci podpowiemy.
Zarządzanie czasem pracy- 8 godzin to mało czy dużo? Wydaje Ci się, że masz tak dużo do zrobienia, że nadgodziny staja się niemal oczywiste, ale nawet one czasem nie są w stanie rozwiązać problemu tak jakbyś tego oczekiwał. Tak się składa, że ilość czasu nie jest czasem adekwatnym do efektywności. Co więcej, im dłużej i ciężej pracujemy to nasze skupienie się zmniejsza, stajemy się zmęczeni, a zadania idą coraz gorzej. Popełniamy błędy, przez które spada nasza wydajność.

Co zatem zrobić, aby nasza efektywność była maksymalna podczas 8 godzin?

  1. Najtrudniejsze na początku — zaczynając dzień pracy zajmijmy się tym, co wydaje się najgorszym, przerażającym, stresującym lub czasochłonnym. Niestety często robimy odwrotnie zaczynając od tego co nie dostarcza nam problemu i robimy to szybko, a te gorsze zostawiamy na później, należy pamiętać, że im dłużej pracujemy tym nasza koncentracja drastycznie spada i zapewne konieczne będzie zostanie na dodatkowe godziny.
  2. Zaplanuj swoją pracę — niemal każdy poradnik, który mówi o zarządzaniu czasem pracy mówi o zaplanowaniu swojego dnia. Nie powinno się liczyć na to ze wszystko zapamiętamy, że planowanie jest mało skuteczne i w końcu, że jakoś to będzie i najlepsze są działania spontaniczne. W pracy tak to nie działa. Oczywiście możemy myśleć, że wszystko mamy pod kontrolą jednak nierzadko wypada coś zupełnie niezaplanowanego np. prośba od przełożonego o zajęcie się czymś niespodziewanym, jakieś zapytanie od współpracownika czy klienta i nagle lista zadań zaczyna się drastycznie wydłużać. I kiedy wydaje się, że wszystko mamy już zrobione przypominamy sobie o czymś bardzo ważnym i niestety wyjście do domu musi poczekać. Warto więc postawić na notatki lub dogodne formy terminarza. Przy zapisie zadań warto od razu zaznaczyć jaki mają priorytet i w jakiej kolejności wykonać poszczególne punkty. Dzięki temu przekonamy się co będzie nam potrzebne, uporządkujemy dzień pracy i przygotujemy odpowiednie materiały. Odpowiednie zarządzanie czasem pracy pozwoli na dokładne oszacowanie, ile czasu trzeba przeznaczyć na konkretne zadanie, trzeba jednak pamiętać też o marginesie błędu.
  3. Margines błędu — tak jak już powyżej wspomniano szacowanie czasu pracy jest bardzo istotne, ale może okazać się zupełnie nieskuteczne, jeśli wszystko ułożymy co do minuty nie biorąc pod uwagę czegoś niespodziewanego np. małej awarii czy niezapowiedzianej wizyty szefa czy klienta. Warto mieć zatem z zapasie parę minut na coś niespodziewanego, aby cały nasz plan dnia nie runął w gruzach. Kilka zapasowych minut nas nie zbawi, a zdecydowanie pozwoli na wypełnienie wszystkich zaplanowanych akcji.
  1. Delegacja zadań — należy pamiętać, że nie tylko my sami jesteśmy kompetentni w naszej pracy. Inni współpracownicy też są dobrzy w tym co robią. Dlatego jeśli brakuje Ci czasu i choć myślisz, że sam zrobisz coś najlepiej nie bój się delegować zadań na innych. Twój współpracownik czy podwładny dołoży zapewne wszelkich starań, aby zadanie było wykonane według Twoich wskazówek i spełniało Twoje oczekiwania. Nie można brać wszystkiego na siebie, a proszenie kogoś o pomoc czy wręcz scedowanie części obowiązków na innych to żaden grzech, wręcz przeciwnie. Inni pracownicy poczują się dowartościowani, gdyż zostały dostrzeżone ich umiejętności i zaangażowanie w pracę, a Ty sam dopniesz swój harmonogram dnia na 100%.
  2. Nie zapominaj o przerwach — na dłuższą metę nie da się pracować przez kilka godzin non stop. Są jednak zawody np. lekarz, który nie może się zastanawiać nad ratowaniem ludzkiego życia, bo właśnie korzysta z przerwy. Większość pracowników różnych profesji spokojnie może sobie pozwolić na przerwę, zwłaszcza że są one zagwarantowanie Kodeksem Pracy. Jeśli uważasz, że Tobie przerwa jest absolutnie nie potrzebna, bo bez niej szybciej zakończysz swoje zadanie to nic bardziej mylnego. Zbyt długi okres maksymalnego obciążenia organizmu powoduje jego permanentne zmęczenie, a sam czas na regenerację się wydłuża nie mówiąc o mizernych rezultatach wykonywanych przez Ciebie obowiązków.
  3. Dobre relacje w teamie — aby współpraca układała się dobrze między wszystkimi współpracownikami warto zadbać o dobre stosunki. Nikt nie będzie wykazywał chęci pomocy członkom ekipy, jeśli atmosfera będzie napięta i ludzie będą na siebie krzywo patrzyli. Dobre i miłe słowo jest cenionym towarem i zapewne przyniesie wymierne korzyści dla wszystkich pracujących w zespole.

Dobra organizacja pracy podnosi przede wszystkim jej efektywność. Każdy, kto pracuje na etacie z biegiem lat wypracuje sobie swój własny model dnia spędzonego w zakładzie tak, aby jego skuteczność była na najwyższym poziomie.

Other entries

7 Zasad testowania oprogramowania

7 Zasad testowania oprogramowania

Czy wiesz drogi czytelniku co to w ogóle jest testowanie oprogramowania i czy tak naprawdę jest konieczne? Mnie na myśl przychodzi, że słowo testowanie to nic innego jak sprawdzenie czegoś oraz czy jego funkcjonalność jest zgodna z moimi oczekiwaniami. Należy brać pod...

czytaj dalej
Dobry lider w IT

Dobry lider w IT

Chociaż w ostatnich latach powstały niezliczone ilości artykułów i publikacji na temat przywództwa w różnych organizacjach to tak naprawdę wciąż nie powstała ani jedna wspólna definicja dobrego lidera czy lidera w ogóle. Tworzenie wizji, samodyscyplina czy pewność...

czytaj dalej
Przechowywanie danych w chmurze

Przechowywanie danych w chmurze

Czy chmura sprawdza się jako dysk przenośny? Nie płyta, nie pendrive, nie dyskietka, na tych nośnikach już praktycznie nie przechowuje się danych, teraz niemal wszystko gromadzi się w chmurze. Dla wielu to już standard, ale do niektórych czarna magia co nie zmienia...

czytaj dalej